お仕事用メールの注意

箇条書きで、段落ごとに、空白行を入れると、わかりやすい。

宛先に「様」をつけるのを、忘れないようにするには、

「アドレス帳」に敬称付きで登録しましょう。表示名を「◎◎様」にしておくと、入れ忘れがありません。

送信者の欄に、「◎◎の◎◎です。」と表示されるように、アカウント登録の「名前」に登録しておくと、相手が、誰からのメールなのかが、すぐわかります。

文頭には、相手の名前を記入すること。

◎◎社 ◎◎様 いつもお世話になっております。◎◎の◎◎です。

とすると、とてもわかりやすくなります。

文末には、メール以外での連絡をとることも考えて、電話は住所をいれておくと、安心です。

メールのタイトルについて

是非内容が一目でわかるタイトルをつけてください。

商品説明、商品画像という同じタイトルで、100個も並ぶとすると、もし何かの拍子に受け取りメールデータを確認するばあい該当するかどうかを、すべて内容文で見つけねばならず、間違いも起こりやすいものです。

○○の商品写真
○○の商品説明
と、タイトルに書かれていると、大変探しやすく、お互いのためだと思うのです。

商品コード

商品コードは、つけるべきです。商品数が少なくても、追加や、商品の変化は起こります。後々まで管理に便利な商品コードをつけましょう。

たとえば、

頭にカテゴリーのイニシャルがある方が、後々わかりやすいので、
それぞれコードの頭に、カテゴリーのイニシャル
次に仕入れ先名のイニシャルを英文字で2つぐらい
次に番号を3桁ぐらい

程度から始めるといいと思います。
ABC001 といった具合です。

後々の検索時に、スムーズに入力したいので、私は「-」ハイフォンなどを使うことは避けています。

金銭の出し入れの記録をつけましょう

いわゆる、帳簿づけなのですが、簿記の知識がある方は大丈夫です。そうでないかたは、少し慣れと勉強が必要です。

いわゆるショッピングカートプログラムを利用すると、いまどきのものは、顧客管理・商品管理・在庫管理・売り上げ管理など、だいたいのものがついています。

なので、ネットにおけるいろんなデータは、たいていエクセルに落とせますし、そこから、どのようにでも利用は可能です。 

しかし、ネットだけでなく、様々な出金などの記録をつける必要があります。

時系列で、帳簿をつけていくか、市販のソフトを使うか・・になるかと思います。

いろいろなソフトは出ています。
エクセルで出来るのですが、入力を楽にできたり、勘定科目を選んで入力するだけになっていたりと、本格的なものから、無料のソフトまで。

「やよいの青色申告」などを利用して、申告までスムーズにというのも、いずれ検討の余地はあるかと思います。複式簿記の知識が必要です。

個人的なものなら
Microsoft Money(マイクロソフト マネー)
個人マネー管理ソフト
複数口座の一元管理、日々の収支管理、資産管理、などが出来ます。
どこから説明していいのか、少し迷いますが、
むっちゃ基本的なことだけ少し。

1.個人と商売のお金は分けること。
2.請求書領収証は、もらったもの、自分の出した物とは別物です。
3.複式簿記はちょっとおいといて、単式簿記で。つまり白色申告になります。(金銭出納帳的な感じで、現金の流れを把握できるようにしているもの)
4.領収証は、帳簿に記載する。・・お金の出し入れはすべて記録する。(お小遣い帳をしっかりつけるということです)

ファイルを検索する方法(Windows XP)

ファイルやフォルダを検索する方法(Windows XP)

1)[スタート]をクリックし、「検索」をクリックする。

2)「何を検索しますか?」の「ファイルとフォルダすべて」をクリックする。

3)検索するフォルダまたはファイルの条件を入力し、[検索]をクリックします。

例:エクセルファイルを探したい場合

  「ファイル名のすべてまたは一部」テキストボックスに「*.xls」と入力し、「探す場所」リストボックスの一覧から「ローカルハードドライブ(C:;D:)」を選び、検索ボタンをクリックすると、検索結果が一覧に表示されます。

4)検索を終了する場合は、「はい、検索を終了します」をクリックします。

以上です。

ネット銀行のすすめ

ショッピングサイト経営時

ネットバンクは、振込手数料などが安く、ショッピングサイトとしては、ひとつは持っておくべきものと考えます。

ジャパンネット銀行、イーバンク銀行、住信SBIネット銀行などがありますが、

ジャパンネット銀行のビジネスアカウントは、営業性個人として使うのに適していると思います。、

振込宛先に個人名を入れずに、屋号だけでも、利用出来ます。

入金の連絡を携帯に転送する設定にしておくと、どこでも確認が出来て、お客さまにすぐ連絡を入れられるので、とても重宝しています。

(注:ホームページがない場合や、ホームページ作成中の場合、法人・営業性個人口座(BUSINESS ACCOUNT)の開設はできません。)

メールを書くときに気をつける事など

書き方の例

タイトル
「----の件について」○○○○子

内容
-----の○○○○子です。
------
------
------

署名の例
*********************************************
------(よみかた)
○○○○子(よみかた)

市-----
TEL:
e-mail:
*********************************************

一般的に添付ファイルにするファイルは、以下のようなものです。

Wordファイル(拡張子:docx、doc)
Excelファイル(拡張子:xlsx、xls)
パワーポイントファイル(拡張子:ppt)
テキストファイル(拡張子:txt)
画像ファイル(拡張子:jpg、gif)画像ファイルは、ひとつのメールにつき、せいぜい5,6枚程度にしておくほうが良いでしょう。

その他の注意事項
1.半角カタカナや記号(機種依存のもの)は使わない
半角カタカナは相手の環境によって文字が化けてしまうことがあります。
2.ビジネスに顔文字は使わない(相手によって使ってしまう事がありますが(–;)
3.送信先相手の名前に「様」をつけるといいですよ。アドレス帳に一度登録し、相手先の名前に「様」をつけたものを登録しておくと便利です。
4.HTMLメールは使わないこと。色をつけたり文字の大きさを変えたりなどせずに、テキストで、やりとりします。(Outlook Expressをお使いになる時に、デフォルトがhtmlメールになっています。オプション→送信→メール送信の形式で、テキスト形式に変更してください)
5.CC(カーボンコピー)とは
同じ内容のメールを複数アドレスに送るときに使います。CCの場合は宛先全員に送信先アドレスが表示されます。誰にメールを送ったのかを伝えることができますが、知られないようにするにはBCCを使います。
6.BCC(ブラインドカーボンコピー)とは
同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使います。BCCの場合は送信者の宛先しか表示されません。送り先を知らせる必要がある時以外は、個人情報保護の為に、BCCを使います。

 ☆☆☆ メールの返事は、出来うる限り、すぐしましょう ☆☆☆
ビジネスメールは、特に気をつけないと、遅くなることにより信頼性が下がる事になります。

自分自身守れてない事もありますが、心得として、記録しておきます。

ドメイン取得は必須だと考えてください

インターネットの世界の屋号がドメインです。このドメインの取得維持には費用がかかります。が、この名前は財産でもあります。

またドメインというのは、インターネットの屋号を名乗れる権利です。名乗るからには、情報を発信する場所が必要です。その場所が、インターネットではサーバーという、大きなコンピューターになり、小資本で営業開始するには、そのサーバーの一部をレンタルして自分の会社(店)とします。

つまり

ドメイン取得と設定費用
ドメイン維持費用
サーバーレンタル、設定費用
サーバー維持費用      が必要になります。

メールにはタイトルを入れましょう

携帯メールをメインに使っておられる方は、一部タイトルを入れる習慣が無い方がおられます。携帯の種類によってはタイトルが必要でない(相手に表示されない)ところもありますが、パソコンのメールには、必ずタイトル(サブジェクト)を入れてください。

タイトルは、用件の中身がわかると、相手にもわかりやすくて親切です。

たくさん届くメールの中に、題名空白のものがあるとぎょっとします。